نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی : بررسی نکات نگارش ایمیل به دانشگاه

امروزه نگارش و ارسال ایمیل ایده آل ترین نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی به شمار می‌آید. ‌تحقیقات نشان می‌دهد که ‌۸۸ درصد از دانشجویان بین‌المللی‌ حداقل روزی یک بار ایمیل خود را چک می‌کنند، ایمیل دریافتی را می‌خوانند، یا ایمیل را ارسال می‌کنند. ‌همچنین درصد بالایی از دانشجویان بین‌المللی‌ از طریق نگارش و ارسال ایمیل با کارکنان دانشگاه‌ها و اساتید خود ارتباط برقرار می‌کنند. ‌بنابراین ایمیل نقش بسیار مهمی ‌در روند اخذ پذیرش و همچنین تحصیل برای دانشجویان بین‌المللی‌ دارد. ‌آشنایی با نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی برای آن دسته از داوطلبانی که قصد ادامه تحصیل در دانشگاه‌های بین‌المللی‌ را دارند، می‌تواند بسیار مفید واقع شود. ‌هنگام ارسال ایمیل به دانشگاه‌های بین‌المللی‌ باید ‌اصول و آداب نگارش ایمیل را رعایت کنید. ‌با توجه به اهمیت این موضوع در این نوشته به بررسی نکات مهم در مورد نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی ‌خواهیم پرداخت. ‌اگر شما نیز جزء افرادی هستید که می‌خواهید از طریق ایمیل با دانشگاه‌های بین‌المللی‌ ارتباط برقرار کنید و اخذ پذیرش تحصیلی بگیرید یا ‌با اساتید خارجی وارد مکاتب شوید، این نوشته را با دقت دنبال کنید.

 

نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی

نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی

نکات ‌مهم در مورد ‌نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی

استفاده از ادبیات و نگارش آکادمیک

بسیاری از دانشجویان ‌اطلاعات کافی در مورد اصول و آداب نگارش ایمیل آکادمیک و رسمی‌ را ندارند و این اصول را هنگام نوشتن ایمیل‌های خود رعایت نمی‌کنند. ‌داوطلبان ادامه تحصیل در خارج از کشور و دانشجویان بین‌المللی‌ باید تلاش خود را بکنند تا ‌ایمیل‌های آکادمیک و حرفه‌ای را به خوبی به نگارش درآورند. ‌اگر شما بخواهید به منظور اخذ پذیرش تحصیلی از طریق ارسال ایمیل به یک دانشگاه بین‌المللی‌ ‌اقدام کنید، باید بدانید که نحوه نگارش ایمیل شما تاثیر زیادی روی رد یا قبولی در خواست پذیرش شما خواهد داشت. ‌در این قسمت به چند نکته مهم در مورد نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی و قانون‌های نگارش ایمیل آکادمیک ‌اشاره خواهیم کرد.

 

ایمیل دانشگاهی

ایمیل دانشگاهی

 

زیاده گویی نکنید و منظور خود را به صورت صریح بیان کنید.

یکی از نکات مهم در مورد نحوه مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی این است که پیام ایمیل خود را روشن و مختصر ‌بیان کنید. ‌مسئولان پذیرش دانشگاه‌های بین‌المللی‌ و پاسخگویی به ایمیل‌های دانشجویی ‌روزانه صدها یا هزاران ‌ایمیل دریافت می‌کنند. بنابراین بسیار مهم است که ایمیل شما ‌مختصر و دقیق باشد و وقت مسئولان پاسخگویی به ایمیل را با اطلاعات بیهوده و غیر ضروری نگیرید. شما باید به وارد کردن اطلاعات مهم و لازم اکتفا کرده و جزئیاتی که به موضوع مربوط نیستند را در ایمیل آکادمیک وارد نکنید. این کار باعث خواهد شد که مسئولان پاسخگویی در مدت زمان کوتاه‌تری ایمیل شما را مطالعه کرده و به آن پاسخ مناسب و دقیق بدهند.

جواب ایمیل به اساتید خارجی : نکات مهم درمورد نگارش ایمیل آکادمیک به استاد

قبل از ارسال ایمیل از لحاظ نگارشی و ویرایشی ایمیل‌تان را دوباره بررسی کنید

هنگام نگارش ‌ایمیل املاء صحیح کلمات،‌ علائم نگارشی،‌ و دستور زبان را مورد بررسی قرار دهید. ممکن است در ابتدا برای شما به عنوان یک دانشجوی بین‌المللی‌ نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی کار کمی ‌دشوار باشد. چرا که  همیشه تفاوت‌های زبانی بین زبان مادری و زبان انگلیسی ‌وجود خواهد داشت. با این حال شما ‌باید هنگام نوشتن ایمیل  دستورات گرامری ‌زبان انگلیسی و املای کلمات را  به درستی وارد کنید. شما باید تلاش خود را بکنید تا اشتباهات گرامری ایمیل خود را به حداقل برسانید. اگر برنامه ایمیل شما دارای ابزار تصیحی و غلط گیر نیست، می‌توانید پیش نویس ایمیل را در مایکروسافت ورد یا ‌یک ابزار پردازش بنویسید که ‌عملکرد هجی و دستور زبان را به صورت خودکار فراهم می‌کند. استفاده از یک برنامه دارای غلط گیر املایی به تصحیح اشتباهات اساسی مانند اشتباه‌های املایی و تایپی و خطاهای علائم ‌نگارشی و اشتباهات زمان فعل کمک بسیاری می‌کند. همچنین غلط گیرهای آنلاین مختلفی مانند برنامه های Grammarly یا PaperRater ‌می‌توانند در این زمینه به شما کمک کنند.

آشنایی با نحوه ایمیل زدن به اساتید برای پذیرش تحصیلی

از فونت و اندازه مناسب برای ایمیل خود استفاده کنید.

هنگام نگارش ایمیل برای دانشگاه‌های بین‌المللی باید در نظر داشته باشید که شما در حال نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای هستید. ‌باید به این نکته توجه کرد که در مورد استفاده از ‌نوع قلم و اندازه قانون ثابتی وجود ندارد. اما شما نباید از نوع قلم خیره کننده مانند Freestyle Scri ‌استفاده کنید. این کار باعث می‌شود‌ که حواس خواننده از محتوای اصلی پیام منحرف شود. ‌برای نگارش ایمیل ‌دانشگاهی بهتر است به الزامات قالب بندی بندی که هنگام نوشتن مقاله آنها را رعایت می‌کنید، توجه کنید و آنها را به کار ببرید. ‌به عنوان مثال بیشتر دانشگاه‌ها استفاده از یکی از قلم‌‌های رایج مانند Times New Roman یا Arial را در فونت ۱۲ توصیه می‌کند.

 

مکاتبه با دانشگاه

مکاتبه با دانشگاه

 

در قسمت موضوع ایمیل، به وضوح در مورد موضوع آن صحبت کنید.

هنگام نوشتن ایمیل به دانشگاه‌های بین‌المللی‌ باید دقت کنید که قسمت موضوع را خالی نگذارید. در واقع وارد کردن موضوع باعث می‌شود‌ که موضوع ایمیل شما به وضوح مشخص گردد. اگر می‌خواهید که ایمیل شما در طبقه‌بندی هرزنامه قرار نگیرد، حتما باید توجه نمایید که قسمت موضوع را پر کنید.

از عناوین مناسب برای افراد استفاده کنید.

ایمیل را با آدرس کامل مسئول پذیرش ایمیل شروع کنید. اگر نمی‌توانید نام مسئول پذیرش ایمیل را پیدا کنید می‌توانید از عنوان هایی مانند Dear Admission Officer یا To Whom it May Concern استفاده کنید.

اطلاعات مهم و ضروری را بیان کنید و زیاده گویی نکنید.

اطلاعات پیش زمینه را ارائه دهید و هدف نامه خود را در پاراگراف اول مشخص کنید. پس از این کار نوشته‌ی خود را گسترش دهید. فراموش نکنید که اطلاعات لازم و مهم را در نامه ذکر کنید. برای گسترش دادن پیام خود می‌توانید ازنقطه‌ها و علائم نگارشی، یا پاراگراف‌های جداگانه برای بیان ضوعات یا سوال‌هایی که مطرح می‌کنید، استفاده نمایید.

بخش انتهایی ایمیل خودتان را با درخواست انتظار و احترام به پایان برسانید

در بخش انتهای پیام خود، با بیان کردن انتظار خود برای مرحله بعدی و دریافت پاسخ، به نامه‌تان پایان دهید. فراموش نکنید که از خواننده ایمیل برای گذاشتن وقت به منظور مطالعه ی ایمیل شما، تشکر کنید. توجه کنید که در آخر نامه امضای خود را وارد کنید و بدون وارد کردن نام خود دکمه ارسال ایمیل را فشار ندهید. خواننده نامه حتماً باید بداند که با چه کسی صحبت می‌کند.

قوانین و شرایط دانشگاه‌ها منحصربه فرد است.

باید به این نکته اشاره کرد که برخی از موسسات آموزش عالی و دانشگاه‌ها شرایط و قوانین خاص خود را در مورد پذیرش دانشجویان از کشورها یا مدارس خاص دارند. بنابراین ارائه این اطلاعات در ایمیل‌هایی که به منظور درخواست اخذ پذیرش تحصیلی آنها به دانشگاه‌های بین المللی ارسال می‌شوند، می‌تواند کمک کند تا مسئولین جذب دانشجویان بین‌المللی‌ پاسخ بهتری را با توجه به موضوع و شرایط خاص شما بدهند.

نگارش ایمیل دانشگاهی

نگارش ایمیل دانشگاهی

سوالات خودتان را به صورت شفاف در داخل ایمیل بپرسید

می‌توانید در ایمیل خود اگر سوالی برایتان مطرح شده است آن را بیان کنید. برای مثال اگر ایمیل را به منظور درخواست اخذ پذیرش تحصیلی می‌فرستید، می‌توانید درباره‌ی شرایط تعیین شده توسط دانشگاه در مورد حد نصاب نمره آزمون مهارت انگلیسی سوال کنید.

روش‌های ارتباطی با خودتان را بیان کنید.

در انتهای ایمیل مشخص کنید که چگونه می‌خواهید با شما تماس برقرار کنند. یکی از نکات مهم در مورد نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی این است که ‌اطلاعات تماس خود را وارد کنید تا در صورت نیاز بتوانند با شما ارتباط برقرار کنند. این اطلاعات ممکن است شامل اطلاعات تماس شما مانند شماره تلفن یا آدرس ایمیل شما، یا پیوند به اکانت‌های رسانه‌های اجتماعی شما باشد. باید بدانید که امروزه بیشتر دانشگاه‌ها و موسسه‌های آموزش عالی بین‌المللی‌ در رسانه‌های اجتماعی حضور دارند و این امکان فراهم شده است که شما فرصت برقراری تعامل و ایجاد ارتباط از طریق رسانه‌های اجتماعی را با دانشگاه مربوطه پیدا کنید.

از نمونه‌های خوب موجود در اینترنت ایده بگیرید.

برای اینکه ایمیل خوبی بنویسید، می‌‌توانید نمونه ایمیل‌های نوشته شده با موضوعات مشابه را از اینترنت جستجو کرده و آنها را بررسی کنید و در صورت نیاز جملات و عبارات‌های لازم را از آنها فرا بگیرید.

نگارش یک ایمیل خوب، شروع یک رابطه خوب و احتمال موفقیت بالا

نگارش یک ایمیل خوب این پیام را به خواننده می‌رساند که شما سواد بالایی دارید و اینکه برای رسیدن به اهداف خود وقت می‌گذارید و موضوع اهمیت می‌دهید. اهمیت ارسال ایمیل در مقطع دکترا بسیار بالا است، چون شما با استاد در ارتباط است و اخذ بورسیه تحصیلی یا پذیرش تحصیلی ارتباط مستقیمی با نظر استاد دارد و شما از طریق ایمیل با استاد مورد نظرتان در ارتباط هستید.

در صورتی که در مورد نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی می‌خواهید موردی را اضافه کنید یا تجربه خاصی دارید و یا اینکه سوالی در این باره دارید، می‌توانید نظرات و سوالات خود را با ما در میان بگذارید.

منبع: wes

8 پاسخ به “نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی : بررسی نکات نگارش ایمیل به دانشگاه”

  1. نیما گفت:

    سلام خسته نباشید ببخشید چگونه باید آدرس ایمیل دانشگاه های خارجی مدنظر خودمون رو پیدا کنیم؟

  2. امیرحسین ضیائیان گفت:

    سلام. خدا قوت. برای مکاتبه بهتره از ایمیل دانشگاهی استفاده کنیم یا فرقی نداره؟ اخه شنیدم ایمیل های دانشگاهی چون پسوند ir و … دارن، ممکنه به عنوان ایمیل تبلیغاتی تشخصی داده بشن و فرد نخونه ایمیل رو. ممنون میشم پاسخ بدید

  3. امیرعلی گفت:

    ممنون مفید و مختصر

  4. هدیه گفت:

    سلام و خسته نباشید آیا لزومی دارد به پاسخ اتوماتیک اساتید جوابی بدهیم؟ برای مثال ممنون از اینکه راهنماییم کردید یا همچین چیزی؟

دیدگاهتان را بنویسید