جواب ایمیل به اساتید خارجی : نکات مهم درمورد نگارش ایمیل آکادمیک به استاد
آشنایی با نحوه نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی دارای اهمیت بسیاری برای دانشجویانی است که در دانشگاه‌های بین‌المللی به ادامه تحصیل می‌پردازند. اگر شما می‌خواهید برای استادتان یک ایمیل بفرستید باید این کار را یک تبادل و مکاتبه حرفه‌ای در نظر بگیرید. نحوه تعامل شما با استادتان بیانگر میزان جدیت و حرفه‌ای بودن شما خواهد بود. باید بدانید که نحوه جواب ایمیل به اساتید خارجی روی نحوه پاسخگویی او تاثیر خواهد گذاشت. اگر شما هنگام نوشتن ایمیل به استاد خارجی آداب نوشتن ایمیل آکادمیک را رعایت نکنید یا در مورد وظایف تحصیلی خود غیر مسئول به نظر برسید، استاد نیز برای پرداختن به مسائل شما انرژی و وقت کافی صرف نخواهد کرد. همچنین نحوه تعامل شما با استاد در نحوه ارزیابی او از شما تاثیر خواهد گذاشت. بنابراین به نفع شما خواهد بود که به عنوان یک دانشجو، آشنایی کافی با نحوه نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی را داشته باشید. با توجه به اهمیت این موضوع در این نوشته به بررسی نکات مهم در مورد نحوه نگارش ایمیل به اساتید خارجی خواهیم پرداخت.
جواب ایمیل به اساتید خارجی
نکات مهم در مورد نحوه نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی
چند نکته مهم وجود دارد که هنگام نوشتن ایمیل به اساتید خارجی باید به آنها دقت کنید. در این قسمت شما را با نکات مهم در مورد نحوه نگارش ایمیل و مکاتبه با اساتید خارجی آشنا می‌کنیم.
سعی کنید تا ایمیل با ادبیات آکادمیک بنویسید
ولین نکته در مورد نوشتن ایمیل به اساتید خارجی این است که تفاوت نگارش ایمیل‌های معمولی و ایمیل‌های آکادمیک را در نظر بگیرید. در واقع نوشتن ایمیل به استاد، یک کار حرفه‌ای است و شما باید اصول آن را رعایت کنید.
استفاده از عناوین و ادبیات محترمانه
ایمیل خود را با آدرس دهی به استاد خود و با ذکر عنوان و نام آغاز کنید. در انتهای ایمیل نیز با امضای خود به نوشته‌تان پایان دهید. پیامی که بدون سلام آغاز می‌شود یا بدون امضاء پایان می‌یابد، می‌تواند به عنوان بی ادبی یا بی تفاوتی نویسنده تلقی شود. استاد خود را با عناوین رسمی و محترمانه مانند استاد یا دکتر خطاب کنید. اگر استاد شما دکترا دارد، باید آنها را با عنوان نام خانوادگی استاد یا نام خانوادگی به همراه عنوان دکتر خطاب کنید. مگر در مواردی که سریعاً برای این کار دستور داده شده است هرگز استاد خود را با نام کوچک خطاب نکنید. اگر استاد شما را به خوبی نمی‌شناسد، از نام و نام خانوادگی کامل خود استفاده کنید.
ایمیل آکادمیک
زیاده گویی نکنید.
هنگام نوشتن ایمیل واضح و صریح باشید. اطمینان حاصل کنید که پیام شما به راحتی قابل درک است. طولانی بودن پیام شما هرگز به معنای حرفه‌ای بودن آن نخواهد بود.
ایمیل شما باید دارای نگارش و ویرایش صحیحی باشد.
حتماً دقت کنید که هنگام نوشتن ایمیل از دستور زبان صحیح و املای درست کلمات استفاده کنید. اگر ایمیل شما پر از اشتباهات املایی و گرامری باشد، یکی از این موارد را نشان می‌دهد؛ یا اینکه شما سواد کافی برای نوشتن ایمیل ندارید، یا اینکه نوشتن ایمیل برای شما اینقدر اهمیت ندارد که برای درست نوشتن آن وقت بگذارید. از به کار بردن عبارات و جملات محاوره‌ای خودداری کنید. همچنین نباید هنگام نوشتن ایمیل به اساتید از شکلک‌ها استفاده کنید. استفاده از زبان انگلیسی خوب و صحیح فرصت‌های بیشتری را در محیط‌های آکادمیک برای شما فراهم می‌کند.
آداب نگارش ایمیل آکادمیک را رعایت کنید.
هنگام نوشتن آداب نگارش ایمیل آکادمیک را رعایت کنید. علاوه بر محتوای پیام جنبه‌های فنی دیگری نیز وجود دارد که باید آنها را رعایت کنید تا ایمیل شما مودبانه و حرفه‌ای باشد.
آشنایی با نحوه ایمیل زدن به اساتید برای پذیرش تحصیلی
از آدرس ایمیل مناسبی برای ارسال ایمیل خود استفاده کنید.
به این منظور از یک حساب کاربری با آدرس ایمیل مناسب استفاده کنید. در حالت ایده‌آل بهتر است که پیام شما از حساب ایمیل دانشگاهی‌تان ارسال شود. آدرس‌های ایمیل کوتاه، توهین آمیز، و کودکانه در تعاملات حرفه‌ای نامناسب هستند و اگر شما از آنها برای نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی استفاده کنید اشتباه بزرگی مرتکب خواهید شد. آدرس ایمیل شما، نام کاربری، و برنامه دامنه حساب، نشان دهنده حرفه‌ای بودن شما است. از طرف دیگر ایمیل‌هایی که نام کاربری مناسب نداشته باشند، به عنوان هرزنامه شناخته شده و هرگز به صندوق ورودی استاد شما نمی‌رسند.
ایمیل به استاد
ایمیل خودتان را طوری تنظیم کنید که نام و نام خانوادگی شما قابل مشاهده باشد.
در تنظیمات ایمیل خود، ایمیل را طوری تنظیم کنید که گیرندگان هنگام دریافت ایمیل‌های شما نام‌تان را مشاهده کنند. برای این کار ایمیل را طوری تنظیم کنید که شامل نام کوچک و نام خانوادگی شما باشد. دقت کنید که نباید در این قسمت نام مستعار، یا تنها نام کوچک خود را وارد کنید. این کار باعث می‌شود که وقتی استاد به صندوق ورودی نگاه می‌کند، به او کمک کند تا بلافاصله ببینند که پیام از طرف چه کسی ارسال شده است.
قسمت موضوع ایمیل را حتماً تکمیل کنید.
هنگام نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی قسمت موضوع را خالی نگذارید. وارد کردن موضوع ایمیل در قسمت گیرنده کمک می‌کند تا استاد قبل از باز کردن پیام، اطلاعات کلی در مورد موضوع آن داشته باشد. همچنین ذکر موضوع به سازماندهی و مکان یابی ایمیل در آینده کمک می‌کند. اگر موضوع شما حاوی نام، دوره، و توضیح مختصری درباره ماهیت ایمیل باشد بهتر خواهد بود. برای مثال اگر ایمیا را به قصد درخواست پذیرش تحصیلی ارسال می‌کنید، این مورد را در موضوع ایمیل‌تان ذکر نمایید.
چگونه اپلای کنیم : نکات مهم در مورد نحوه‌ی اپلای به دانشگاه‌های مختلف جهان
به زمان استاد ارزش قائل شوید
هرگز با نوشتن یک ایمیل طولانی که حاوی مطالب غیر ضروری است، وقت استاد خود را تلف نکنید. اساتید دانشجویان بسیاری دارند و روزانه ایمیل‌های بسیاری برای آنها ارسال می‌شود. اگر ایمیل شما حاوی درخواست‌های بی اهمیت باشد یا اگر از استاد بخواهید کارهایی را انجام دهد که خودتان می‌توانید به راحتی آنها را انجام دهید، نشان می‌دهد که به استاد خود احترام نمی‌گذارید یا برای وقت او ارزش قائل نیستید. برای پرسیدن سوالاتی که می‌توانید خودتان پاسخ آنها را پیدا کنید، به استاد ایمیل ننویسید. خواسته خود را به عنوان یک درخواست بیان کنید نه اینکه آن را مطالبه کنید و انتظار داشته باشید که استاد حتماً آن را قبول کند. برای مثال از طریق ایمیل از استاد نخواهید که نمره شما را اعلام کند، یا این که دلیل عدم حضورتان در کلاس درس را از طریق ایمیل به استاد توضیح ندهید. با این کارها در واقع فقط وقت استاد را خواهید گرفت.
قبل از ارسال ایمیل آن را یک بار دیگر مرور کنید.
قبل از ارسال نهایی ایمیل بررسی کنید که مطالبی که در ایمیل نوشته‌اید مناسب و صحیح هستند. به یاد داشته باشید که شما درگیر یک تبادل حرفه‌ای هستید نه اینکه بخواهید برای یک دوست نامه بنویسید.
نکات مهمی که هنگام نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی باید بدانید
در ایمیل شکایت نکنید و اگر شکایتی داشته باشید با ذکر دلیل آن را بیان کنید.
از ایمیل برای شکایت یا نشان دادن نارضایتی خود استفاده نکنید. اگر شکایتی دارید یا از چیزی راضی نیستید دلیل نارضایتی خود را با آرامش به استاد بگویید. ممکن است پس از یک اتفاق یا موقعیت، ناامید و ناراحت شده باشید. اما ارسال یک ایمیل در این مواقع تقریباً هیچ کمکی نمی‌کند. در این شرایط بهتر است با استاد به صورت شخصی صحبت کنید. به خصوص این که اغلب در این موارد لحن و قصد هنگام نوشتن ایمیل سوء تعبیر می‌شود.
از بیان اطلاعات غیرضروری شخصی اجتناب کنید
همچنین از وارد کردن اطلاعات شخصی نامناسب خودداری کنید. اطلاعات دقیق و جزئی در مورد زندگی خصوصی، مسائل بهداشتی و سلامتی، زندگی در خانه یا وضعیت خانوادگی شما اغلب مرتبط با محیط آکادمیک نیستند. بنابراین هنگام نوشتن ایمیل به اساتید تنها در مورد مسائل کلاسی و درسی صحبت کنید. اگر اتفاق جدید و مهمی در زندگی شما رخ داده است، بهتر است شخصاً در اینباره با استاد صحبت کنید. از ایمیل به عنوان جایگزین مکالمه رودررو استفاده نکنید. بیشتر اساتید شکایت دارند که دانشجویان می‌توانند به جای ارسال ایمیل از وقت اداری استفاده کرده و شخص با آنها صحبت کند. در بسیاری از موارد مکالمه حضوری با استاد نتیجه بهتری خواهد داشت.
ایمیل رسمی
از کلمات و ادبیات محترمانه استفاده کنید
محتوای ایمیل شما باید محترمانه باشد. در نظر بگیرید که از نوشتن هر چیز بی ادبانه یا توهین آمیز به اساتید خودداری کنید. برای مثال عنوان کردن این مورد که از دوره متنفر هستید یا فکر می‌کنید که استاد بیش از اندازه سختگیر است، توهین آمیز و نامناسب خواهد بود.
بعد از ارسال ایمیل بلافاصله پیگیری نکنید، به استاد وقت بدهید
همچنین باید به استاد زمان بدهید تا در فرصت مناسب برای ایمیل شما پاسخ دهد. شما نباید انتظار داشته باشید که اساتید در اولین روز به ایمیل شما پاسخ دهند. ایمیل شما ممکن است حاوی درخواست پذیرش، کمک هزینه، همکاری در یک دوره، و … باشد.
در مواقع ضروری از استاد تشکر کنید
اگر استاد درخواست شما را پذیرفته و به آن پاسخ مثبت داده است، با نگارش یک ایمیل تشکر از او قدردانی کنید. در صورتی که از طرف استاد پاسخ منفی می‌شنوید نیز از طریق ارسال یک ایمیل از او تشکر کنید و در ایمیل اشاره کنید که در صورت امکان راه حل‌های دیگری را به شما توصیه کند تا بتوانید به هدف خود دست یابید.
نوشتن اصولی ایمیل یک راه ضروری برای دریافت بورسیه و فاند تحصیلی
رعایت نکات ذکر شده در مورد نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی به شما کمک خواهد کرد تا به صورت حرفه‌ای با اساتید خود مکاتبه کنید.
در صورتی که شما یا هر یک از آشنایانتان تجربه مکاتبه با اساتید خارجی را دارید، یا اینکه هرگونه سوالی در مورد نحوه نوشتن جواب ایمیل به اساتید خارجی دارید، می‌توانید آن را مطرح کرده و از راهنمایی‌های مشاوران ما بهره مند شوید.
منبع: marktomforde
دیدگاهتان را بنویسید